Étude de cas
Un groupe de quatre cabinets dentaires au Luxembourg, seize semaines de rappels mesurés
Du 15 juin au 4 octobre 2026. Tous les chiffres viennent de la base de données du service, chacun avec sa définition. Aucun cabinet ni patient n'est nommé.
Le client
Un groupe de quatre cabinets dentaires au Luxembourg. Chaque cabinet a son propre logiciel de gestion et sa propre équipe de secrétariat.
Le service lit les devis, les rendez-vous et les factures de chaque logiciel, chaque nuit. Les noms, les téléphones et les dates de naissance restent sur le poste du cabinet.
La situation de départ
Au 15 juin 2026, les quatre cabinets avaient 5 156 devis de moins d'un an restés sans réponse.
Sans réponse veut dire : ni accepté, ni refusé dans le logiciel du cabinet. Ce nombre est une borne basse : il ne compte que les devis encore sans réponse au 4 octobre, pas ceux traités entre-temps.
Ce qui a été fait
Du 15 juin au 2 octobre 2026, 668 appels ont été passés à 497 patients, à partir de la liste que le service prépare chaque jour : les devis sans réponse, de moins de douze mois, sans rendez-vous à venir.
Qui a appelé : neuf membres des équipes des cabinets ont passé 507 appels, soit 76 %. Le fondateur d'Adent a passé 161 appels, soit 24 %, à partir du 3 août.
Chaque appel est noté dans l'outil avec son issue : devis reconfirmé, à rappeler, ou refus. Les rendez-vous sont lus dans l'agenda du cabinet.
Les résultats
30
patients soignés après l'appel, 37 269 € encaissés auprès d'eux
59
rendez-vous dans l'agenda du cabinet après l'appel, dont 36 à venir
735 431 €
de devis reconfirmés au téléphone, 94 devis
Le reste des 735 431 € n'est pas facturé. Nous ne comptons comme encaissé que ce qui est encaissé.
Chaque chiffre et sa définition
- 30 patients soignés
- Patients reconfirmés avec au moins un acte facturé après l'appel.
- 37 269 € encaissés, 40 071 € facturés
- Factures de ces patients datées après l'appel : la part réglée au 4 octobre, et le total facturé.
- 59 rendez-vous, dont 36 à venir
- Patients reconfirmés qui ont un rendez-vous dans l'agenda du cabinet daté après l'appel ; 36 d'entre eux ont encore un rendez-vous à venir.
- 94 devis reconfirmés, 735 431 €
- Appels où le patient a confirmé vouloir faire le traitement. Le montant est celui du devis.
- 668 appels
- Appels notés dans l'outil, du 15 juin au 2 octobre 2026, hors appels annulés.
- 497 patients contactés
- Patients différents ayant reçu au moins un appel.
- 322 à rappeler, 202 refus
- Les autres issues notées.
- 2 devis passés à accepté
- Devis reconfirmés dont le logiciel du cabinet a enregistré l'acceptation.
Période, sources et limites
Période : du 15 juin 2026, premier appel, au 4 octobre 2026, date de lecture des chiffres. Les appels s'arrêtent au 2 octobre.
Sources : le journal des appels du service, et les devis, rendez-vous et factures lus dans le logiciel de chaque cabinet.
Limites : un des quatre cabinets a changé de logiciel le 2 octobre ; ses rendez-vous et ses factures ne sont pas encore lus, ses 8 reconfirmations n'ont donc pas de suite mesurée. Le logiciel ne marque pas les rendez-vous honorés : nous comptons les soins facturés. Les factures comptées sont celles du patient après l'appel, pas forcément celles du devis reconfirmé.
Combien dort dans votre base ?
20 minutes, sur vos propres données. Vous repartez avec le chiffre, sans engagement.